Bestyrelsesmøde -
strategimøde afholdt mandag den 4. maj 2015 kl. 17.00–22.00 på Atletikstadion
Dagsorden:
Godkendelse af dagsorden
Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
(13.04.2015)
Meddelelser
Kasserer
Næste møde
Strategimøde:
1. Klubtøj (møde med Chris Fischer kl. 17.30)
2. Organisering af arbejdet i foreningen
(bestyrelse, faste udvalg, ad hoc udvalg etc.)
3. Kontingent 2016
(tilpasning af kontingentsatser, opkrævning og rykkerprocedurer)
4. Gennemgang og tilpasning af tilskudsregler
5. Aflønning af trænere m.m.
6. Gennemgang af udvalgsarbejde – status – fremtidsvision
Atletik
Elite
Avis-maraton
Marathongruppen
Triathlon
Klubhus
Hjemmesiden – sociale medier
”Arrangementer”
7. 75 års jubilæumsfest
8. Budget 2015 / 2016
9. Eventuelt
__________________________________________________________________________________
Referat:
Referent:
Morten Skov Hansen
Deltagere: Erland Erlandsen, Bjarne S. Rasmussen, Morten Skov Hansen, Brian Andersen, Michael Elkjær,
Afbud: René Thomassen
Godkendelse af dagsorden
Godkendt
Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde (13.04.2015)
Godkendt
Meddelelser
Stævne på Viborg Stadion 7. maj. Erland deltager i møde hos Viborg Idrætsråd samme aften.
Kasserer
Det er meget besværligt at få flyttet klubbens bank konti over til den nye kasserer, Brian. Dialog om diverse bilag
Næste møde
1/6 kl:17:00
Strategimøde:
9. Klubtøj (møde med Chris Fischer kl. 17.30)
Ca. 1 prøveaften om måneden.
Rabat på alt tøj – særlig rabat på tøj med Viborg AM logo
Logoplacering kan IKKE ændres med mindre andet er aftalt med / godkendt af bestyrelsen
Bestilling kan ske vi mail eller pr. blanket i klubhuset.
Levering sker til aflåst rum i klubhuset. Medlemmet skal kvittere for modtagelse ved afhentning
Leveringstid ca. 5 arbejdsdage ved bestilling pr. mail.
Leveringstid ca. 10 arbejdsdage ved bestilling via blanket
Pureperformance søger opdaterede bestillingssedler til både hjemmeside og klubhus
Pureperformance har en fast kontaktperson hos Viborg AM – pt. Kirstine Bach Storgaard
Der er månedlig opsamling mellem Pureperformance og Viborg AM
10. Organisering af arbejdet i foreningen
(bestyrelse, faste udvalg, ad hoc udvalg etc.)
Atletikudvalget er ikke aktivt, da Sonja har valgt at stoppe. Mads Moos stopper her til sommer. Vi skal have fundet en ny tovholder for
udvalget. Indtil videre holder Morten i samarbejde med de andre trænere i træner i i atletik gruppen gang i arbejdet med udvikling af klubben.
Aktivitetsudvalg skal startes til at arrangere sociale arrangementer for ungdoms løbegruppen og ungdoms atleterne. Vi skal have fundet nogle forældre fra begge grupper. Michael forhører sig i
løbegruppen og Morten i Atletik gruppen. (2 forældre har meldt sig efter mødet).
Elite, udvalget fungerer fint, Fortsætter som hidtil.
Avis-maraton, udvalget fungerer fint, Fortsætter som hidtil.
Marathongruppen, udvalget fungerer fint, Fortsætter som hidtil.,
Triatlon, udvalget fungerer fint, Fortsætter som hidtil.
Klubhus, Bjarne er alene her.
Hjemmeside – sociale medier. Kirstine, Michael og Morten laver diverse artikler. Rene opdaterer for MG.
11. Kontingent 2016
(tilpasning af kontingentsatser, opkrævning og rykkerprocedurer)
Nye satser bliver som fælger:
KONTINGENT
Atletik og Motion
Voksne kr. 500,00 helårligt
Elite og Veteran kr. 750,00 helårligt
Ungdom (13 og op år) kr. 600,00 helårligt
Børn (6-12 år) kr. 500,00 helårligt
Talent og boblere (13 år og op ) kr. 750,00 helårligt
Familie atletik. kr. 250,00 helårligt
Triathlon kr. 1.500,00 helårligt
(inkl. licens til DTRIF)
Duathlon kr. 750 helårligt (inkl. licens til DTRIF)
Triathlon ViborgAM licens: Spørg bestyrelsen for pris
Passive: kr. 100,00 helårligt
12. Gennemgang og tilpasning af tilskudsregler
ATLETIK( BØRN OG UNGE incl. Talent og boblere)
STARTGEBYR
VAM betaler startgebyrer til DM, DGI LM, Vest DM, Regionsfinale, NVJ M, DGI nålestævner, DTU og vinterturneringen.
TRANSPORT
Mesterskabsstævner og vinterturnering: Der ydes tilskud på kr. 200 pr. deltager øst for Storebælt. for Storebælt, gælder også for trænerne.
FORPLEJNING
Bespisning og ophold for egen regning. Træner får udgiften betalt.
ATLETIK Senior og Veteran medlemmer.
STARTGEBYR
VAM betaler startgebyr ved udtagelse til VM, EM, NM, DM, Vest DM, holdkampe og vinterturnering.
Øvrige stævner sker for egen betaling.
TRANSPORT
Mesterskaber og vinterturnering: Der ydes tilskud på kr. 200 pr. deltager øst for Storebælt.
FORPLEJNING
Bespisning og ophold for egen regning.
TRIATLON
STARTGEBYR
Bestyrelsen kan ansøges om tilskud til DM. Der stilles krav til placering.
TRANSPORT
Mesterskaber: Der ydes tilskud på kr. 200 pr. deltager øst for Storebælt.
FORPLEJNING
Bespisning og ophold for egen regning.
For alle tilskud er gældende, at bestyrelsens skal ansøges forud for stævnet / løbet.
_______________________________________________________________________
VED ALLE ANDRE STÆVNER YDES DER IKKE TILSKUD
Al udbetaling kræver aflevering af relevante bilag til dokumentation.
Gebyr ved eftertilmelding samt ved udeblivelse betales af den aktive.
Ved særlige aktiviteter/arrangementer kan der søges tilskud ved henvendelse til bestyrelsen forud.
Kurser og mødeaktivitet -tilskud søges forud hos bestyrelsen.
Lykønskningskort:
Lykønskningskort til
konfirmationer m.m. Der var uenighed om disse skulle betales af klubben. Der
blev stillet forslag om at få lavet nogle med klubbens logo m.m. Ikke
besluttet.
Kørselspenge til stævner:
Beløbene til dækning af de mange og lange ture vi tager på i privatbiler er fra 1/6 - 2015 fastsat således, at de, der stiller biler til rådighed, får benzinomkostningen godt og vel dækket. Dette skal ses i lyset af, at der er nogle forældre, der altid lægger bil til, og andre, der næsten aldrig gør.
Det aftaltes at indføre Chauffør penge efter samme model som Ålborg AM bruger.
Chaufførpenge per aktiv i bilen:
20 kr. ved ture til Skive, Silkeborg, Randers og Rødding
50 kr. ved ture til Aalborg og Aarhus.
100 kr. resten af Jylland-Fyn
150 kr. Sjælland.
(dertil kommer naturligvis dækning af færge eller brobizz)
Om ikke andet er aftalt betales der til chaufføren før afgang og vi håber alle forældre vil respektere ordningen så ingen børn står og er forlegne uden penge ved afgang.
13. Aflønning af trænere m.m.
14. Gennemgang af udvalgsarbejde – status – fremtidsvision
Udsat
til senere møde
15. 75 års jubilæumsfest (16 August)
Der skal findes hjælpere til at arrangere jubilæet. Der spørges i de enkelte grupper:
Der tænkes at lave et åbent hus arrangement på stadion med et løb om Søndersø, atletik, udstilling om klubben gennem tiden, stævne/ opvisning, mulighed for at gæster selv kan prøve. Præsentation af de forskellige grupper i klubben.
16. Budget 2015 / 2016 - Udsat til senere møde
17. Eventuelt - Udsat til senere møde